Van Data-isolatie naar Data-Ready
Wie is Concreet?
Concreet Onderwijsproducten is een specialist in innovatieve onderwijsproducten voor mbo-studenten en werknemers die werkzaam zijn in de bouwnijverheid. Gevestigd in Harderwijk bevindt het bedrijf zich middenin het werkveld dat het bedient. Concreet ziet data als belangrijke sleutel om de waarde van hun producten te verhogen.
Concreet verzamelde door de jaren heen veel data uit verschillende systemen, maar had geen centrale plek om deze data te analyseren. Hierdoor was het managementteam maandelijks uren kwijt aan het exporteren van Excel-draaitabellen, terwijl data zich in verschillende systemen bevond – een typisch voorbeeld van ‘data-silo’s’. Dit leidde tot een gebrek aan cruciale inzichten voor strategische beslissingen.
Concreet zag de potentie van hun data, maar miste de interne kennis om datagedreven te werken. Bij hun zoektocht naar een BI-partner kwamen ze in gesprek met Helder BI. Om een toekomstbestendige en schaalbare BI-infrastructuur te realiseren, was het Data-Ready traject van Helder BI de perfecte oplossing.
“Wat ik direct heel fijn vond aan de mensen van HELDER is dat ze verstand van zaken hebben en kunnen schakelen als een “gek”. Bij iedere vraag dachten we gelijk: ‘Oh, die begrijpen wat er bedoeld wordt’. Dit gaf ons het vertrouwen dat HELDER BI de juiste partner is.”
HELDER'e aanpak
Op advies van Helder BI koos Concreet voor een datawarehouse in Microsoft Azure, waarin drie bronsystemen werden gecombineerd tot één gezamenlijk datamodel. Dit model bracht data samen in één dashboard en resulteerde in een volledig geautomatiseerde dataflow. Elke nacht werd de data ververst en de inzichten geactualiseerd in drie Power BI-dashboards.
Een uitdaging was dat de oorspronkelijke data geen gemeenschappelijke sleutels had, waardoor systemen niet automatisch konden communiceren. HELDER BI loste dit op met een slimme ‘mapping’, waardoor data op schoolniveau werd verbonden met de juiste financiële data uit AFAS en studentendata uit DUO. Concreet heeft nu een betrouwbaar inzicht in studentregistraties.
“Tijdens het gehele traject speelde HELDER zeer kort op de bal, hierdoor kwamen we sneller tot het gewenste resultaat dan we zelf hadden verwacht”
HELDER'e Dashboards
De drie Power BI-dashboards zijn volledig afgestemd op de kernprocessen van Concreet:
- Marktdashboard: Biedt relatiebeheerders inzicht op schoolniveau: opleidingen, aantal studenten, afgenomen examens en gemiddelde cijfers. Dit versterkt de voorbereiding en expertpositie van Concreet.
- Projectmanagement-dashboard: Geeft het managementteam inzicht in voortgang en budgetten van lopende projecten. Hiermee kan tijdig worden bijgestuurd voor betere budgetbewaking en efficiënter projectbeheer.
- Financieel dashboard: Bespaart de financiële afdeling veel tijd doordat analyses en rapportages nu geautomatiseerd zijn. Dankzij directe aansluiting op het grootboek is de data betrouwbaar en consistent
HELDER'e Resultaten
De implementatie van de BI-oplossing heeft Concreet in staat gesteld om hun data optimaal te benutten:
- Tijdsbesparing: Het managementteam besteedt niet langer uren aan het handmatig verzamelen en verwerken van data. De geautomatiseerde dataflow bespaart maandelijks waardevolle tijd.
- Betere inzichten: Complexe Excel-rapportages zijn vervangen door visueel inzichtelijke dashboards die in één oogopslag de stand van zaken tonen.
- Klantgerichtheid: Relatiebeheerders zijn optimaal voorbereid op klantgesprekken, wat hun advieskracht vergroot.
- Beter projectbeheer: Real-time inzicht in voortgang en budgetten leidt tot effectiever projectbeheer en kostenbesparingen.
- Minder tijd aan financiële analyses: De financiële afdeling besteedt minder tijd aan rapportages, waardoor ze zich meer kunnen richten op strategische analyses.
HELDER'e Vervolgstappen
Met deze BI-oplossing heeft Concreet de eerste stappen gezet naar een data-gedreven toekomst. De nieuwe dashboards stellen het bedrijf niet alleen in staat om dagelijkse processen efficiënter te beheren, maar versterken ook de klantrelaties en ondersteunen strategische beslissingen met actuele, betrouwbare data.
Het succes van dit project heeft de weg vrijgemaakt voor verdere samenwerking: een vierde dashboard op basis van een nieuwe databron staat al in de planning. Zowel HELDER BI als Concreet hebben hun vertrouwen uitgesproken voor een lange termijn strategisch partnership waarbij HELDER BI blijft bijdragen aan Concreets groei en succes in de toekomst.
“Dankzij de BI-oplossing van HELDER BI kunnen we eindelijk diepere analyses doen. Vragen die voorheen uren in beslag namen om te beantwoorden, zijn nu binnen enkele klikken inzichtelijk.”
“Het hele proces van dataverzameling, wat vroeger weken duurde, is nu volledig geautomatiseerd – dat maakt een wereld van verschil.”